Onboarding virtuale: le migliori pratiche per accogliere i dipendenti da remoto

In un momento di distanziamento sociale obbligatorio e viaggi limitati, le aziende che stanno assumendo devono affrontare nuove sfide per i dipendenti che si uniscono da casa a team ora completamente remoti, così come quelli che lavoreranno in prima linea nel settore sanitario, al dettaglio, nei magazzini e nella produzione. Dalla socializzazione dei nuovi dipendenti in una forza lavoro remota al garantire che i lavoratori in prima linea ricevano la formazione più aggiornata e in linea con le normative locali, molte organizzazioni stanno lavorando diligentemente per adeguare le proprie pratiche di onboarding a questo nuovo e mutevole ambiente di lavoro.

Quando si tratta di inserire correttamente nel contesto lavorativo i nuovi dipendenti, la posta in gioco è più alta che mai.

Il Costo di Effettuare Male l’Onboarding

Oltre a garantire che l'azienda eviti passi falsi che potrebbero mettere a repentaglio la sicurezza dei suoi dipendenti, clienti e comunità circostanti, il successo dell'onboarding dei dipendenti ha un effetto dimostrabile sulla redditività.

I dipendenti sono le risorse più preziose delle aziende e queste risorse aumentano valore nel tempo. Per questo motivo, quando un dipendente decide di lasciare l’azienda per un altro lavoro o il turnover di dipendenti all'interno dell'organizzazione aumenta, i profitti dell'azienda possono davvero subire un duro colpo.

Il costo della sostituzione di un singolo dipendente può variare dal 30% del loro stipendio annuo per i dipendenti di livello iniziale a quattro volte il loro stipendio se ricoprono una posizione di livello superiore o un ruolo altamente specializzato. Immagina un dipendente che esce dalla porta portando un mucchio di soldi che vale quattro volte il loro stipendio annuale.

Oltre al capitale necessario per assumere e formare un sostituto, i costi indiretti rappresentano i due terzi di ciò che le aziende spendono effettivamente per il turnover dei dipendenti. Questi "costi nascosti" come la perdita di conoscenza, la riduzione della produttività, il morale abbassato, il tempo necessario per trovare un sostituto e il tempo necessario ai nuovi assunti per diventare pienamente operativi possono essere più difficili da quantificare in termini monetari; rimane tuttavia certo che l'impatto su una squadra e sull'azienda è difficile da trascurare. Si stima che un quarto delle organizzazioni sostenga spese per il turnover dei dipendenti che ammontano fino al 40% dei loro ricavi annuali.

Quindi, in che modo le aziende proteggono i loro preziosi investimenti in persone?

Un recente rapporto del Work Institute ha rilevato che si può prevenire il 77% del turnover volontario. Con fino a un neoassunto su tre che lascia entro il primo anno, The Harvard Business Review afferma che un processo di onboarding coerente e strutturato è essenziale per trattenere i talenti. E ci sono molte ricerche che lo confermano:

• Lo Human Capital Institute ha scoperto che investire in una migliore esperienza di onboarding per i nuovi assunti ha maggiori probabilità di aumentare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti, ridurre i tempi per raggiungere piena autonomia e diminuire il turnover.
• La ricerca di Glassdoor conferma che le organizzazioni con un solido processo di onboarding possono migliorare la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e aumentare la produttività di oltre il 70%.
• Quasi il 70% dei dipendenti afferma di avere maggiori probabilità di rimanere in un'azienda dopo un'ottima esperienza di onboarding.

Il problema è che solo il 12% dei dipendenti è fermamente d'accordo sul fatto che la propria organizzazione fa un ottimo lavoro di onboarding per i nuovi dipendenti, il che significa che c'è molto margine di miglioramento.

Oggi, con la maggior parte dell'onboarding che avviene virtualmente, le organizzazioni devono affrontare sfide ancora più grandi per l'onboarding.

Digitalizzare l’Esperienza di Onboarding

Nella spinta per modernizzare l'onboarding dei dipendenti, le aziende avevano già iniziato a digitalizzare i loro programmi di onboarding prima della pandemia. L'onboarding digitale rimuove la carta dal processo e semplifica l'esperienza attraverso portali online o altre tecnologie che in genere aggiungono struttura e forniscono dati utili, consentendo al contempo ai nuovi assunti di guidarsi attraverso le attività. Molte organizzazioni, tuttavia, non hanno portato abbastanza lontano il loro onboarding digitale.

L'onboarding è molto più che compilare carta, formare sulla conformità e una carrellata di ruoli e responsabilità. Un efficace programma di onboarding dei dipendenti realizza due cose:

· Avvicina i nuovi assunti alla cultura aziendale e consente loro di iniziare a costruire relazioni, aiutandoli a formare un legame emotivo e sociale con l'azienda che li manterrà impegnati e produttivi

· Fornisce la formazione e il coaching di cui hanno bisogno per iniziare a produrre e contribuire agli obiettivi aziendali

La digitalizzazione dell'onboarding può migliorare l'efficienza, ma è facile perdere i componenti umani essenziali che influiscono sulla retention nel processo. I dipendenti remoti che perdono gli aspetti culturali e sociali dell'onboarding hanno maggiori probabilità di sentirsi disimpegnati e potrebbero avere difficoltà a sviluppare relazioni di lavoro di supporto. E quando la formazione online viene erogata in un formato che non ottimizza l'apprendimento e la conservazione delle conoscenze, potrebbe essere necessario più tempo prima che i nuovi assunti raggiungano la piena produttività.

Fortunatamente, esiste una soluzione semplice per digitalizzare e ridimensionare in modo efficiente il lato umano dell'onboarding per supportare al meglio il successo dei vostri preziosi investimenti in talenti: il video.

Al fine di creare un'esperienza di onboarding coinvolgente, memorabile e coerente che acclimati e istruisca adeguatamente i nuovi dipendenti, senza sacrificare la produttività e senza lasciare che i vostri nuovi assunti si sentano stanchi per aver trascorso un'intera settimana in videochiamate dal vivo con troppi volti nuovi da ricordare, dovrete pensare al di fuori della videoconferenza.

Virtual Onboarding in LinkedIn

LinkedIn ha aggiornato di recente il suo programma di onboarding quando l'azienda è passata al lavoro a distanza, ampliando il suo piano di onboarding di un giorno a un programma virtuale di una settimana. Invece di fare in modo che i nuovi assunti trascorrano l'intero primo giorno in teleconferenze dal vivo, i leader dell'apprendimento hanno scelto di distribuire riunioni dal vivo e presentazioni virtuali per offrire ai nuovi dipendenti maggiore flessibilità, tenerli impegnati e offrire ai facilitatori e ai partecipanti più flessibilità.

Il programma di onboarding virtuale in cinque giorni di LinkedIn include check-in regolari e punti di contatto per assicurarsi che i nuovi assunti a distanza non si sentano dimenticati o trascurati. La settimana inizia con una sessione live di un'ora il primo giorno che copre la cultura aziendale, i valori e i prodotti e si conclude il venerdì con un happy hour virtuale del team. Negli altri giorni della settimana i nuovi dipendenti guardano un messaggio di check-in del leader di L&D (sotto) e ricevono una presentazione video in diretta da un dirigente di LinkedIn.

Define la altura del espacio en blanco

Se la vostra organizzazione non ha digitalizzato il processo di onboarding dei dipendenti o state scoprendo che i nuovi assunti non si integrano nella vostra organizzazione come dovrebbero, non c'è momento migliore di adesso per apportare alcune modifiche. Scoprite come utilizzare i video live e on demand per progettare un efficace programma di onboarding virtuale che segua le best practice per aiutarvi a creare una forza lavoro più coinvolta e produttiva sin dal primo giorno.

Le 6 Migliori Pratiche per il Virtual Onboarding

Sia che voi stiate portando un nuovo ingegnere del software nel vostro team di prodotto o dando il benvenuto a nuovi assunti nella vostra impegnata struttura di processo, avere un programma di onboarding virtuale strutturato che impiega una combinazione di elementi video live e on-demand fornirà messaggi ricchi e coerenti in un formato progettato per supportare la comprensione e la conservazione di nuove informazioni.

Dalle politiche aziendali ai processi e alle procedure specifici del team, utilizzate le seguenti migliori pratiche di onboarding remoto per creare una checklist di onboarding personalizzata con scadenze e traguardi che diano ai vostri nuovi assunti tutto ciò di cui hanno bisogno per essere al passo e avere successo.

1. Iniziate l'onboarding prima del primo giorno (pre-onboarding)

L'onboarding non deve aspettare il primo giorno: ci sono dei passaggi che potete intraprendere immediatamente per far sentire benvenuto un nuovo assunto non appena ha accettato l'offerta. Questo non solo invia il messaggio che siete entusiasti di averli nel team, ma elimina anche alcune delle attività di onboarding più banali in modo da poter rendere memorabile il loro primo giorno di lavoro.

• Mandare un kit di benvenuto. Spedite ai vostri nuovi dipendenti una borsa regalo che suscita orgoglio, includete informazioni che li faranno sentire a loro agio il primo giorno e assicuratevi di trasmettere la cultura aziendale. Gli articoli nel vostro kit di benvenuto dovrebbero essere divertenti, pratici e informativi. Oltre al solito (o insolito) malloppo, potete inviare la roadmap di onboarding della vostra azienda, una panoramica di come verranno abilitati su qualsiasi dispositivo o tecnologia di cui avranno bisogno, strumenti di lavoro per l'ufficio domestico, una scheda di riferimento rapido per l'accesso ai portali dei dipendenti, dettagli sul codice di abbigliamento e orari di lavoro standard, un videomessaggio del CEO e persino una lettera scritta a mano dal loro nuovo manager.
• Documenti di pre-onboarding. Date loro un primo giorno da ricordare invece di un giorno dimenticabile di compilazione di moduli. I vostri nuovi dipendenti possono firmare documenti e completare altri documenti amministrativi online con tecnologie di firma elettronica come DocuSign o altre soluzioni che supportano l'onboarding digitale. E poiché questo processo potrebbe essere nuovo per alcuni dei vostri assunti, potete anche creare brevi video dimostrativi che offrono istruzioni dettagliate per la compilazione dei moduli richiesti.

2. Costruite solide basi per i rapporti di lavoro

Le comunicazioni in tempo reale basate su video consentono ai membri del team remoto di conoscersi e sviluppare una base di fiducia, in particolare quando non è possibile incontrarsi di persona. Il video può anche aiutarti a creare comunicazioni potenti che umanizzano l'azienda e la sua cultura, che a sua volta favorisce una connessione più profonda tra i nuovi dipendenti e l'organizzazione. Sebbene sia una buona idea fissare obiettivi per le comunicazioni video sia dal vivo che su richiesta, i messaggi e le conversazioni meno formali e non programmati sono spesso più autentici, portando a relazioni interpersonali più forti. Ecco alcune idee per acclimatare e socializzare i nuovi dipendenti che lavorano da remoto:

• Pianificare una chiamata di benvenuto con il manager del dipendente che permetta loro di conoscersi e approfondire il modo in cui il loro nuovo team e ruolo supporta l'organizzazione più grande.
• Incoraggiare i membri del team diretto del nuovo dipendente a contattare personalmente e invitarli a una chat virtuale “pausa caffè” tramite videoconferenza.
• Fornire brevi video di panoramica di altri reparti o leader del team nell'organizzazione che diano al nuovo assunto una migliore comprensione di come le diverse parti dell'azienda lavorano insieme.
• Se non potete portare il vostro nuovo assunto a pranzo durante la prima settimana, potete in alternativa programmare una sfida a quiz tramite chat video. I dipendenti nuovi ed esistenti possono competere per rispondere alle domande sulla storia dell'azienda: più è poco nota, meglio è.

Consentite l'apprendimento collaborativo sul posto di lavoro in remoto creando una base di conoscenza video ricercabile con contributi di video generati dai dipendenti che offrono spiegazioni, best practice, istruzioni e altro ancora. Ciò offre a tutti i dipendenti l'opportunità di imparare dai colleghi dell'organizzazione con i quali potrebbero non interagire molto, il che aiuta a costruire una cultura unificata più forte tra i team remoti.

3. Date vita alla vostra cultura aziendale

Una delle maggiori sfide dell'onboarding remoto è comunicare le convinzioni e i valori che sono alla base dei modi in cui le persone della vostra organizzazione lavorano insieme. Le parole da sole non sono sufficienti per trasmettere le sfumature della cultura aziendale: sono le azioni e le interazioni tra i dipendenti che definiscono davvero una cultura. Quando si tratta di introdurre nuovi assunti nella cultura della vostra organizzazione, è importante mostrarlo attraverso il video.

• Iniziate con un tour virtuale, ma invece di un tour virtuale dell'ufficio è un tour della storia della vostra azienda, raccontata dai leader aziendali che danno contesto alle origini dei vostri valori e della vostra cultura.
• Condividete le registrazioni delle riunioni più recenti della vostra azienda in modo che i nuovi dipendenti possano avere un'idea di come celebrate i vostri dipendenti e di com'è comunicare con i dirigenti durante le domande e risposte.
• C'è una squadra che ha raggiunto un grande obiettivo di recente? Organizzate una videochiamata per discutere di cosa è andato bene e anche di dove hanno avuto difficoltà. Assicuratevi di registrare la riunione e quindi modificatela per evidenziare i punti chiave. Ora avete un ottimo modo per mostrare ai nuovi assunti come viene svolto il lavoro.
• Chiedete ai dipendenti con diversi incarichi presso la vostra organizzazione di registrare un video esplicativo di uno o due minuti che descriva la vostra cultura aziendale con parole loro.
• Se disponete di gruppi di risorse per i dipendenti, chiedete a ciascun gruppo di creare una panoramica video che descriva la loro missione e visione: i nuovi assunti possono acquisire un senso più forte per i valori che le persone nella vostra azienda vivono e respirano ogni giorno e trovare gruppi con cui vorrebbero per connettere.

Stanley Young di NYSE Technology parla di come ha utilizzato Panopto per trattenere dipendenti di valore e sviluppare una cultura unificata in tutta la sua organizzazione globale:

4. Mostrate come funzionano le cose

I nuovi dipendenti generalmente entrano in un ruolo con un certo livello di esperienza o competenza. L'obiettivo dell'onboarding non è addestrarli su competenze di cui potrebbero essere carenti, ma assicurarsi che sappiano come utilizzare gli strumenti e le tecnologie di cui avranno bisogno per svolgere il proprio lavoro e come trovare informazioni quando ne hanno bisogno. Con la formazione video on-demand potete fornire risorse di onboarding autoguidate coinvolgenti che forniscono una formazione coerente e accurata, senza allontanare manager e altri dipendenti dal lavoro. Ecco alcuni esempi di video su "come funzionano le cose" per l'onboarding dei dipendenti:

• Create una serie on-demand di video di microlearning che mostrino come utilizzare vari sistemi e tecnologie, in particolare quelli critici per il loro ruolo.
• Richiedere permessi, una panoramica del manuale del dipendente, best practice per le e-mail, formazione sulla sicurezza e sulla conformità: registrate una breve presentazione che copra tutto ciò che i vostri nuovi assunti devono sapere e includete link o una playlist nella vostra lista di controllo di inserimento.
• Mostrate ai neoassunti come trovare informazioni quando ne hanno bisogno. Qui potete illustrare le migliori pratiche della vostra organizzazione per i canali di comunicazione interna, la pianificazione delle riunioni e l'apprendimento peer-to-peer. Dovrete anche mostrare loro dove cercare documenti di testo, video e registrazioni di riunioni e altre risorse di apprendimento just-in-time che potrebbero offrire risposte immediate alle loro domande.
• Quando un dipendente lascia l'azienda, invitatelo a trascorrere l'ultima settimana a registrare tutte le informazioni che ritiene possano aiutare la persona successiva nel suo ruolo. Quando un nuovo dipendente inizia (o se qualcuno viene promosso internamente), avrà un passaggio virtuale faccia a faccia dal suo predecessore che lo aspetta.

Guarda un video di presentazione dei vantaggi per i dipendenti:

Guarda un video di presentazione dei vantaggi per i dipendenti:

Gli strumenti di comunicazione e formazione video di Panopto consentono a chiunque nella vostra organizzazione di registrare tutorial video ottimizzati per l'apprendimento che possono essere guardati da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo. Registra un video in primo piano accanto a una registrazione dello schermo e presentazione (se la avete) per catturare un'interessante procedura dettagliata multi-camera nello stesso tempo necessario per mostrare il processo o il sistema. Per il nuovo assunto, è come guardare alle spalle del collega in ufficio.

Panopto Express, il registratore gratuito video e schermo Panopto, è il modo più semplice per acquisire e condividere le conoscenze sul lavoro. Registra e condividi video multi-stream dal tuo browser. Provalo!

Panopto carica automaticamente le registrazioni nella vostra libreria video aziendale sicura dove è possibile trovare le informazioni con una semplice ricerca per parole chiave. Ogni parola pronunciata e mostrata in un video in Panopto è ricercabile, proprio come i vostri messaggi di posta elettronica, quindi anche se un dettaglio viene dimenticato durante l'onboarding, può essere facilmente trovato e guardato di nuovo in seguito.

5. Definite il successo e come lo misurate

Programmi di onboarding efficaci stabiliscono chiare aspettative per i nuovi assunti in termini sia del loro ruolo iniziale in azienda sia delle loro opportunità di crescita e avanzamento. Oltre a gettare le basi per costruire una carriera a lungo termine nella vostra azienda, comunicare obiettivi e misure di successo chiari rafforza il tipo di lavoro che la vostra azienda apprezza. Per i team remoti che hanno una grande autonomia e flessibilità, non potrebbe essere più imperativo assicurarsi che i nuovi assunti siano allineati alle priorità del team e dell'azienda in modo che possano lavorare in modo indipendente per contribuire e innovare al meglio delle loro capacità.

· Se la vostra organizzazione ha stabilito una serie di principi di leadership o valori fondamentali, potete dar loro vita in un video che non solo spieghi ciascuno di questi principi, ma fornisca anche esempi specifici, mettendo in evidenza i dipendenti che hanno dimostrato di recente tali principi.

· I manager dovrebbero programmare videoconferenze individuali settimanali con i loro nuovi dipendenti per definire obiettivi e aspettative e per controllare i loro progressi di onboarding, fornendo e ascoltando feedback lungo il percorso. Con un dipendente remoto è una buona pratica fare riunioni di check-in giornaliere durante la prima settimana.

· Comunicate il processo di revisione della vostra organizzazione e le informazioni sui compensi aggiuntivi, se applicabile. Questo può essere presentato dal vivo o su richiesta, in entrambi i casi vorrete assicurarvi che il vostro nuovo assunto abbia l'opportunità di porre domande.

· Affiancate i nuovi assunti con un mentore che ha sviluppato la propria carriera all'interno dell'azienda e si impegna a incontrarsi tramite chat video almeno una volta al mese per fornire supporto e feedback sullo sviluppo della carriera.

6. Create una directory video virtuale ricercabile, dei dipendenti

Con team sparsi in diverse parti del mondo e molti dipendenti remoti che lavorano dalle loro singole case, i vostri nuovi assunti potrebbero non incontrare mai molte delle persone straordinarie che lavorano duramente per la vostra organizzazione e viceversa.

In Panopto i nuovi assunti registrano il proprio video di presentazione alla fine della prima settimana, che viene poi condiviso con tutti in azienda. È qualcosa che Panopto ha fatto da quando ancora in startup, un tempo piccola, ha iniziato a crescere più di 13 anni fa. E ora, con i team di Seattle, Pittsburgh, Londra, Hong Kong e Sydney, tutti in azienda imparano qualcosa sull'ultimo assunto, che racconta la propria storia con parole proprie.

Il risultato dell'acquisizione di oltre un decennio di video introduttivi dei dipendenti è una directory video di tutti i membri dell'azienda. I video di presentazione dei dipendenti sono tutti caricati nella libreria video aziendale di Panopto, dove basta una rapida ricerca per conoscere un nuovo volto e un po' di chi sono. Nel corso degli anni, i video introduttivi dei vostri dipendenti sono diventati organicamente video di 2-3 minuti in cui le persone condividono dettagli sulle loro precedenti esperienze lavorative, hobby, animali domestici, famiglie, squadre sportive preferite, interessi musicali e altro ancora. Alcuni video sono anche una vera e propria macchina del tempo per i vostri dipendenti di ruolo!

Superate le vostre sfide più difficili di lavoro a distanza con Panopto

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Panopto fornisce una soluzione più flessibile per una comunicazione e una formazione virtuali efficienti, che offrono i vantaggi di lavorare nella sede centrale ai vostri team remoti. Dalle politiche aziendali ai processi e alle procedure specifici del team, Panopto semplifica la registrazione, la condivisione e la ricerca di video su richiesta per manager, formatori, esperti in materia e persino per i neoassunti stessi.

È più di una soluzione di onboarding dei dipendenti. Con Panopto, potete massimizzare la produttività della vostra forza lavoro remota e migliorare il flusso di informazioni su larga scala in modo che la vostra azienda possa essere più innovativa, agile e redditizia che mai.

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La riproduzione è autorizzata da Panopto.