Il Learning Management System come strumento di gestione e diffusioni di eventi on-line

La pandemia causata dal Covid 19 sta rapidamente modificando anche l’aspetto relativo all’organizzazione di importanti eventi in ambito istituzionale e aziendale. La necessità di attenersi alle rigide quanto indispensabili misure di contrasto del contagio hanno portato in prima battuta ad un rinvio di queste attività; successivamente, invece, gli operatori del settore hanno iniziato a organizzare gli eventi in modalità esclusivamente on-line. La prima conseguenza è stata la rapida diffusione di strumenti in grado di consentire una stabile diffusione del servizio mediante meetings e webinars.

Oggi desidero raccontarvi un’esperienza immersiva, vissuta durante la partecipazione all’evento fully online, Elevate2021, di Blackboard, lo scorso semestre. In questa occasione ho avuto la possibilità di sperimentare l’utilizzo di un Learning Management System come strumento centrale nella diffusione di un evento on-line. Potrebbe sembrare anomalo snaturare uno strumento nato come ambiente di apprendimento virtuale. Tutto invece si è svolto con grande naturalezza replicando sotto vari aspetti le modalità di partecipazione a eventi o congressi in presenza.

Ma andiamo con ordine.

Qualche settimana prima dell’inizio dell’evento ho ricevuto l’invito in cui era richiesta la mia iscrizione. Confermata la mia partecipazione mi è stato suggerito di prendere parte ad una sessione online, sincrona, dedicata in cui sono state descritte nel dettaglio le varie sessioni che si sarebbero svolte, con tutte le indicazioni per poter aderire anche a workshops e laboratori. La sessione è stata realizzata con Class 2.0, la tecnologia di Classe Virtuale di Class Technologies.

In questa occasione, peraltro, mi sono state consegnate le credenziali per l’accesso all’ambiente virtuale, basato su tecnologia Blackboard Learn Ultra.

Già al primo accesso ho notato una cura molto scrupolosa dell’evento. Tralasciamo la parte relativa alla personalizzazione grafica, peraltro ottima, mi ha colpito vedere le sessioni dell’evento organizzate in simil corsi, all’interno dei quali si trovavano pubblicati non solo tutti i materiali informativi, ma erano già proposte delle attività mirate a prepararmi alla sessione on-line. Non da meno la possibilità di potermi confrontare preventivamente con gli altri ospiti dell’evento. Occasione gradita non solo per ritrovare amici e conoscenti ma anche luogo di aggregazione e rafforzamento della community.

Arriviamo così alle giornate dell’evento.

Come detto in precedenza, l’evento è stato organizzato mediante il LMS Blackboard Learn Ultra. L’ambiente si è rivelato essere versatile a tal punto da consentire di destreggiarmi tra le varie sessioni, utilizzando varie funzionalità della piattaforma, come ad esempio “l’annuncio” che mi ricordava con una notificava via e-mail o sull’App, che era in partenza una sessione per la quale avevo mostrato interesse.

Durante le sessioni Class 2.0 sono stato invitato più volte a prendere parte a sondaggi “live” oppure a scrivere su una lavagna condivisa le mie riflessioni, assieme a tutti i partecipanti. Una sorta di brainstorming virtuale.

Poco prima del termine e ad evento concluso, al primo accesso compariva in piattaforma un nuovo avviso che invitava a compilare una survey finale di valutazione di tutte le sessioni a cui mi ero registrato. Insomma, un coinvolgimento degli ospiti costante.

Come si svolgevano le sessioni? Mediante l’utilizzo di Class 2.0.

Class 2.0 è uno strumento di classe virtuale, browser based e WebRTC compliant, che consente di poter organizzare delle sessioni live, in modalità webinar o con scambio audio/video con i partecipanti.

Il punto di forza di Class 2.0 è, tra le altre, la sua integrazione nativa con l’ambiente di apprendimento virtuale, Blackboard Learn. Questa integrazione infatti ha consentito agli ospiti di una sessione specifica dell’evento di poter accedere alla sessione live, direttamente dalla pagina dedicata del LMS. Un feedback visivo inoltre mi segnalava l’eventuale live in corso.

Ora vorrei condividere qualche riflessione.

L’utilizzo di un LMS risulta essere una strategia vincente per la pianificazione e la realizzazione di un evento on-line. Un LMS consente di poter gestire tutti i passaggi di un evento con estrema precisione.

Dal momento in cui un ospite si registra, con la relativa consegna delle credenziali, possiamo iniziare a interagire, invitando gli utenti a prendere parte ad attività pre evento.

In questo contesto vorrei spendere un paio di parole sulla scelta dell’LMS. Il mercato offre varie soluzioni, proprietarie e open source.

Personalmente trovo azzeccata la soluzione Blackboard Learn Ultra per vari motivi: prima di tutto, Ultra si presenta disponibile “out of the box” quindi il go-live della piattaforma può avvenire in tempi brevissimi, giusto dopo aver configurato l’ambiente secondo le necessità del cliente.

Importante è inoltre la funzionalità di Ultra di poter configurare home pages differenti basandosi sui ruoli. Facciamo un esempio: potremmo dover organizzare un evento a cui parteciperanno figure professionali differenti tra loro. Ecco, Ultra consente di poter presentare home pages differenti in base al ruolo dell’utente che si collega. Comunicazioni mirate a utenti precisi.

A questo si aggiunge la esperienza utente di Ultra, in grado di avvisare gli utenti su attività in corso e prossime alla scadenza e che offre una grande facilità di navigazione e utilizzo.

Ovviamente un evento on-line richiede anche l’utilizzo di uno strumento di videoconferenza. Il mercato offre varie soluzioni che hanno licenze dedicate, tra le quali Class 2.0, Zoom e WebEx solo per citarne alcune.

Tra queste Class 2.0 presenta una fortissima integrazione con Blackboard Ultra, ottimale quindi sia per un utilizzo da pc, sia da smart device. Ai partecipanti non viene richiesto di installare nessun applicativo su pc né diverse App sono in esecuzione sullo smart device. Il tutto con un grande vantaggio per l’utente e minori problemi di supporto per gli organizzatori dell’evento.

L’integrazione infatti consente di poter accedere alle sessioni live direttamente dal LMS, ma non solo. Sarà possibile infatti accedere alle eventuali registrazioni, ai reports di partecipazione, ai risultati dei sondaggi. L’integrazione inoltre consente di poter trasferire i partecipanti delle sessioni live nel registro presenze di Blackboard. In conclusione, trasferire un evento di grande impatto dalla modalità in presenza all’on-line non significa solamente trovare il miglior strumento per le sessioni sincrone. Con l’ausilio di un LMS possiamo accogliere e accompagnare i partecipanti nello svolgersi delle attività live, le quali non saranno semplicemente la trasposizione di quanto avverrebbe in presenza bensì un’esperienza coinvolgente dove l’utente svolgerà una parte attiva.

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