Gestionali per le PMI, cosa considerare nella scelta di un ERP?

La competizione è diventata più difficile grazie alle potenzialità offerte dagli strumenti digitali. Per questo motivo, ora spiegheremo cosa tenere in considerazione quando si sceglie un ERP, come sceglierlo e quali sono le opzioni attualmente disponibili sul mercato.

Aspetti che un'azienda dovrebbe considerare nell’implementazione del software gestionale

Vorremmo soffermarci in particolare sugli aspetti da considerare quando si sceglie un software di gestione aziendale. Per farlo, dobbiamo innanzitutto tenere conto delle esigenze e delle particolarità dell'azienda, nonché degli obiettivi che essa si pone.

Le esigenze dell'azienda

Innanzitutto, è vero che tutte le aziende, a seconda del settore e delle dimensioni, hanno bisogno di strumenti ERP diversi. Un'azienda che si dedica allo sviluppo di software non svolge gli stessi processi di un'azienda specializzata nell'industria alimentare o farmaceutica. Questo determinerà le funzionalità da ricercare in un ERP.

Se è vero che ci sono alcuni aspetti che di solito sono condivisi dalla maggior parte delle aziende, come la gestione delle risorse umane o la contabilità, ce ne sono altri che sono caratteristici di ogni azienda. Dobbiamo quindi tenere conto del fatto che l'ERP che scegliamo deve essere flessibile, adattabile e personalizzabile.

Gli obiettivi commerciali

In secondo luogo, occorre tenere presente che l'intera strategia di un'azienda è orientata al raggiungimento di determinati obiettivi. Anche se questi obiettivi tendono a cambiare, sono sempre legati all'aumento del fatturato, alla produttività che l'azienda può raggiungere e ad altri obiettivi come l'espansione.

Grazie a tecnologie come l'automazione dei compiti e l'intelligenza artificiale, gli ERP consentono di ottimizzare i processi, risparmiare risorse e, in breve, migliorare la redditività. A questo punto, è importante ricordare che è necessario disporre di un software scalabile che accompagni l'azienda nella sua crescita e si adatti ai continui cambiamenti che una PMI affronta.

In breve, si tratta di implementare un software ERP potente, in grado di snellire e ottimizzare i processi aziendali dell'organizzazione. In questo senso, il ruolo del partner tecnologico e fornitore di ERP è fondamentale, in quanto ha il compito di adattare l'ERP alle esigenze aziendali.

Quali caratteristiche deve avere un buon ERP per le PMI?

Ora che abbiamo visto quali sono gli aspetti da considerare in azienda prima di cercare un software adatto, vogliamo esaminare quali sono le caratteristiche principali da tenere in considerazione. In questo modo saprai cosa tenere in conto quando sceglierai tra le tante opzioni disponibili oggi sul mercato, sia che tu voglia implementare un ERP già presente in azienda, sia che tu voglia cambiare l'ERP attualmente in uso.

Integrazione

Il primo aspetto da considerare nella scelta di un ERP, affinché sia adatto, è la capacità di esportare e importare dati. L'ideale è scegliere un ERP che permetta di esportare e importare file in diversi formati, soprattutto quelli più comunemente utilizzati dalle aziende, come Excel, Access o XML.

L'integrazione consiste nel collegare e sincronizzare l'ERP con altri sistemi e processi dell'azienda, compresi strumenti di terze parti come applicazioni di mobilità, POS o e-commerce. In questo modo si ottiene un flusso di informazioni unificato che migliora la qualità dei dati e, di conseguenza, ottimizza il processo decisionale. Così l'intera azienda avrà a disposizione le stesse informazioni in tempo reale.

L'integrazione aiuta anche a evitare errori e duplicazioni e promuove la coesione di tutte le aree dell'azienda. Per questo motivo, dobbiamo scegliere un ERP che offra una connessione integrale con i nostri strumenti.

Unificazione dei dipartimenti

Una delle principali funzionalità di un ERP, che è decisiva quando si adotta questa soluzione, è la capacità di unificare la gestione di tutti i reparti. Il software deve essere in grado di contemplare tutte le aree chiave che compongono l'azienda: contabilità, finanza, tesoreria, acquisti, vendite e magazzino, tra le altre. Anche in questo caso, la capacità di integrazione dell'ERP è importante per raggiungere questo obiettivo.

Si tratta di avere a disposizione tutti gli strumenti in un unico sistema. La maggior parte delle soluzioni attualmente disponibili sul mercato si compone di funzionalità e moduli che vengono integrati in base alle esigenze specifiche. Tuttavia, non tutte offrono la stessa flessibilità e personalizzazione.

Gestione delle fatture e dei documenti

Oltre agli aspetti già citati, nel considerare cosa cercare in un sistema ERP e quali criteri utilizzare nella scelta, è importante sottolineare la gestione delle fatture e dei documenti. La capacità di rilevare e integrare automaticamente le fatture in arrivo attraverso soluzioni di scansione è fondamentale. Per questo motivo, è consigliabile optare per un software che supporti le firme elettroniche e l'uso delle fatture elettroniche.

Analisi dei dati

Un altro aspetto fondamentale nella scelta di un ERP è l'analisi dei dati ottenuti, nonché la loro corretta visualizzazione e interpretazione. Gli ERP più potenti sul mercato, come SAP Business One, utilizzano i più recenti progressi nell'analisi incorporata per elaborare e analizzare i dati aziendali in modo rapido e semplice.

Le informazioni ottenute attraverso l'analisi sono presentate in modo semplice e intuitivo per l'utente. È fondamentale che l'ERP disponga di dashboard che consentano un monitoraggio visivo completo dei KPI, al fine di prendere le decisioni necessarie e determinare nuove strategie di marketing e vendita sulla base di questi dati.

Adattamento

L'adattamento e la personalizzazione dell'ERP è un altro aspetto da tenere in considerazione, soprattutto per il successo e la sostenibilità a lungo termine dell'azienda. Nei mercati ci sono continui cambiamenti, innovazioni, tendenze e nuove esigenze.

Dobbiamo puntare su un software che sia in grado di rispondere a questi cambiamenti, di individuare nuove opportunità di business, di essere abbastanza flessibile da supportare la crescita futura, di aggiornare continuamente le sue funzionalità e i suoi moduli.

Automazione dei processi

Infine, un altro aspetto che un ERP deve garantire è l'automazione dei processi che ridurrà il carico di lavoro manuale e ridurrà significativamente gli errori.

Per sapere cosa considerare quando si sceglie un ERP per l'automazione dei processi, dobbiamo tener conto delle principali attività aziendali per le quali è necessario ridurre le attività ripetitive. Un altro aspetto importante è che gli strumenti di automazione dell’ERP possano essere personalizzati e adattati ai flussi di lavoro.

Vantaggi di SAP Business One

Abbiamo visto in precedenza quali sono gli aspetti da tenere in considerazione quando si incorpora un ERP in aziende di diversi settori. Adesso vogliamo parlarti di una delle alternative più popolari oggi sul mercato, l'ERP SAP Business One.

Si tratta di una soluzione appositamente studiata per le PMI, sviluppata da SAP, l'azienda leader mondiale nei software di gestione aziendale. L'azienda è presente sul mercato da oltre 50 anni e offre ogni tipo di soluzione digitale per le imprese.

In che cosa consiste SAP Business One?

Per cominciare, possiamo dire che si tratta di un ERP che consente il controllo centralizzato di tutte le principali aree di un'azienda. Esiste una versione on-premise e una versione cloud. Quest'ultima versione consente di accedere all'ERP da qualsiasi dispositivo e ovunque, purché si disponga di una connessione Internet.

Inoltre, SAP Business One dispone di una serie completa di moduli che servono a gestire i diversi aspetti e aree dell'azienda. Va notato che questi moduli possono essere attivati in base alle esigenze dell'azienda. Questo è particolarmente interessante per le PMI, in quanto consente loro di risparmiare sui costi. Inoltre, quando si aggiunge un nuovo modulo, questo incorpora le informazioni dei moduli precedenti in modo completamente automatico e senza sforzo, il che si traduce in un notevole risparmio di tempo e risorse.

Esistono anche soluzioni verticali e su misura per settori specifici, come Edil One per il settore edile e delle costruzioni, Metal One per il settore metal manufacturing e fonderie, ecc.

Quali sono i suoi vantaggi?

Considerando le caratteristiche fondamentali di SAP Business One, vogliamo parlarti dei suoi principali vantaggi e del loro contributo alle aziende.

Facilità di accesso alle informazioni

È importante ricordare che SAP Business One dispone di un sistema di gestione centralizzato. Questo significa che da un'interfaccia intuitiva è possibile accedere facilmente alle informazioni necessarie in tempo reale. Grazie alla tecnologia SAP Hana, l'ERP ha un design concepito con l'obiettivo di facilitare l'accesso alle sezioni necessarie in qualsiasi momento e di avere a disposizione le informazioni necessarie in modo agile.

Espansione

In secondo luogo, SAP Business One è una soluzione perfetta per le aziende che intendono espandersi. Oggi questo strumento è implementato in oltre 180 Paesi e conta più di 440.000 clienti in tutto il mondo.

L'espandibilità del software è testimoniata da aspetti quali la possibilità di operare in diverse lingue o la possibilità di gestire più valute. Inoltre, SAP dispone di una rete di supporto globale che consente di ricevere assistenza ovunque l'azienda operi.

Maggiore efficienza

Un altro dei vantaggi più evidenti dell'integrazione di SAP Business One è il sostanziale miglioramento dell'efficienza che l'azienda può ottenere. In breve, l'idea è quella di svolgere le stesse operazioni ma in minor tempo, con meno risorse investite e riducendo sostanzialmente il margine di errore umano.

Velocità di implementazione e adozione

La velocità di implementazione dell'ERP è una considerazione fondamentale nella scelta del software di gestione aziendale. L'agilità in questo senso consente di ridurre al minimo i tempi di inattività, i costi di implementazione e, quindi, di ottenere un più rapido ritorno sull'investimento.

Un grande vantaggio di SAP Business One è proprio la sua velocità di implementazione. Questo è diventato un fattore di differenziazione nel tempo. Allo stesso modo, la curva di apprendimento per gli utenti è molto breve, in quanto dispone di un'interfaccia intuitiva e facile da usare, come menzionato nelle sezioni precedenti.

Nella maggior parte dei casi, con SAP Business One il processo di implementazione viene completato in pochi mesi. Pertanto, è possibile disporre del miglior ERP per le PMI in tempi molto più brevi rispetto a molti altri ERP dello stesso tipo presenti sul mercato.

Miglioramento significativo del fatturato

Il giusto ERP consente alle aziende di prendere le decisioni giuste, incrementare il fatturato grazie a una visione completa e in tempo reale di tutti i processi e di aumentare la produttività grazie all'automazione e alla riduzione degli errori.

Con SAP Business One, le aziende possono ottenere informazioni più precise, che facilitano notevolmente il processo decisionale. Inoltre, i fornitori e i clienti possono essere tracciati e gestiti, rendendo più facile la scelta dei fornitori più adatti e l'attuazione di politiche specifiche volte a vendere di più e a ridurre le spese.

Le informazioni accessibili e ben strutturate fornite da SAP Business One velocizzano tutti i processi e migliorano il rapporto con i clienti.

Personalizzazione

Infine, la personalizzazione è un altro dei grandi vantaggi offerti da SAP Business One. Si tratta di una soluzione modulare che permette di progredire in base alle esigenze di ogni singolo caso. In un mercato in continua evoluzione come quello in cui ci troviamo, SAP Business One offre la possibilità di adattarsi a tutti i tipi di flussi di lavoro, di configurare i report in base alle esigenze e di creare qualsiasi campo e modulo all'interno del sistema per governare al meglio processi.

In questo contesto, le soluzioni modulari sono oggi le più adatte alle PMI, perché si adattano perfettamente alla loro crescita. Le funzionalità di SAP Business One si concentrano sull'attivazione separata, potendo scartare quelle che non servono o che non sono prioritarie per l'azienda in quel momento.

Meno costi

Un altro aspetto che fa la differenza e va considerato è la riduzione dei costi. Oltre alle già citate funzionalità che migliorano la redditività, SAP Business One dispone di una serie di caratteristiche che consentono alle aziende di ottenere significativi risparmi sui costi.

• È una soluzione completa a un prezzo competitivo.
• La semplicità di configurazione consente di ridurre i costi di implementazione.
• Grazie alla sua flessibilità, non abbiamo bisogno di un costoso sviluppo personalizzato per adattare l'ERP alle nostre attività.

Come abbiamo visto, le funzionalità di SAP Business One sono diverse e permettono a qualsiasi azienda di attivarle secondo le proprie esigenze. SEIDOR ti aiuta a scegliere la tua nuova soluzione e ad implementarla in azienda, adattandola alla tua realtà specifica.